För arrangörer

Så här fungerar det att arrangera program under Berättarfestivalen 2025.

När är Berättarfestivalen?
12-18 oktober 2026

Hur arrangeras Berättarfestivalen?
Berättarfestivalen arrangeras från och med 2018 av Västerbottensteatern.

Berättarfestivalen genomförs i samverkan med Kulturavdelningen på Skellefteå kommun, Skellefteå museum och Västerbottens museum samt en mängd lokala arrangörer.

Berättarfestivalens egen organisation (Västerbottensteatern) har som huvuduppgift att initiera, koordinera, marknadsföra och även arrangera egna program under festivalveckan.

Västerbottensteatern står som arrangör för en del av programmet som exempelvis invigning och gästspel, föreläsningar och workshops.

Övrigt program under veckan består av program från kulturinstitutionernas egen verksamhet och andra lokala arrangörer.

Viktiga deadlines i kalendern:

5 mars– Arrangörsträff
Vi möts för uppstartsträff på Trappscenen, Sara kulturhus kl 18.00-19.30.

10 mars– Webben öppnar för programanmälan.
Direktlänk och inloggning kommer att skickas direkt till arrangörerna. https://vasterbottensteatern.se/berattarfestivalen är webbadress för festivalen.
Behöver ni göra ändringar, skicka bilder eller kompletterande information efter programanmälan mailar ni till: sofia.lindblom@vasterbottensteatern.se

8 juni – Deadline för programanmälan
Det här är sista datum för att anmäla program till festivalen för att vi ska hinna ha kontakt kring eventuella frågor innan vi går på semester. Saknar ni uppgifter om biljettförsäljning, fika mm så kan de alltid komma med på webben även när kalendariet är tryckt. Det är bättre att programpunkten kommer med än att alla detaljer finns klara. Vänta dock inte till sista dagen med att informera oss om program som är på gång, det är värdefullt att få in uppgifter snarast möjligt. Saknar ni någon detalj kan ni komplettera t o m 10 augusti men efter 5 juni kan vi inte ta in uppgifter om nya program.

10 augusti– Absolut sista datum för kompletterande material för att synas i tryckt program.
Liksom förra året samproducerar vi Berättarfestivalens tryckta programkalender tillsammans med Västerbottensteaterns ordinarie programblad. På så vis når vi väldigt stor publik. Vi kan efter detta datum bara ta in uppgifter till webben. Kalendariet kommer att distribueras till hushållen i början av september.

9 september- Biljettsläpp

Vad kan Västerbottensteatern erbjuda för stöd till arrangörer?
1. Den generella marknadsföringen; webb, sociala media, PR, trycksaker, kalendarium, etc. där Berättarfestivalen i sin helhet lyfts fram. I den generella marknadsföringen kommer även exempel på enskilda programpunkter (men inte allt) från generalprogrammet att lyftas fram så långt det är möjligt. Markera gärna era program med Berättarfestivalens logotyp för att markera tillhörigheten och därmed kunna dra nytta av den generella marknadsföringen.

2. Plats för er programpunkt i generalprogrammet som publiceras på berattarfestivalen.se och i det kalendarium som trycks och distribueras som bilaga i Skellefteåguiden i början av september samt finns tillgänglig på offentliga platser i Skellefteå kommun.

3. Rådgivning och hjälp att knyta kontakter mm – ett bollplank som det brukar sägas.

Kan Västerbottensteatern ge ekonomiskt bidrag?
Nej, vi kan inte dela ut arrangörsstöd eller annat ekonomiskt bidrag. Kulturnämnden kan däremot ge Bidrag till enstaka arrangemang. Läs mer om Kulturnämndens bidragsnormer: Här!

Vad innebär det att vara arrangör?
Den som är officiell arrangör för en programpunkt under Berättarfestivalen har sedvanligt arrangörsansvar samt en del speciella förutsättningar, det vill säga att:

– ta ekonomiskt ansvar; svara för alla eventuella kostnader i samband med programaktiviteten (gage/arvode, lokalhyra, programannonsering, personal etc), men givetvis även tillgodoräkna sig eventuella intäkter (biljetter, servering mm).

– rapportera in program till Berättarfestivalen (för att komma med i generalprogrammet).

– fungera som värd för publik och medverkande.

– rapportera in statistik efter genomfört program.

– marknadsföra sitt eget program efter de resurser man har.

Kort sagt: att arrangera ett program under Berättarfestivalen är samma sak som vid andra publika arrangemang med den skillnaden att man kan tillgodoräkna sig ett generellt marknadsföringsstöd och andra koordineringseffekter genom tillhörigheten till Berättarfestivalen.

Checklista vid anmälan av program till Berättarfestivalen.

Bra fakta att definiera innan det är dags att fylla i anmälningsformuläret:

Tid och plats (lokal och ort):
Rubrik, gärna med angivelse vad det handlar om, typ: Seminarium med författaren
Programbeskrivning. Gärna med kort ingress och sedan en fylligare info. Viss redigering av programtexter kan ske för att anpassas till helheten.
Medverkande: Om det inte redan framgått av ovanstående beskrivning.
Biljettpris eller Fri entré.
Biljetter (alternativ anmälan): Var köper eller förbokar man, alt. anmäler sig (till konferenser eller dyl.) Ta med länkar till eventuell biljettförsäljning on-line.
Servering: Serveras fika eller mat? Ingår det i biljettpris eller är det till försäljning?
Starttid och beräknad sluttid.
Arrangör: organisation/förening som är formell arrangör.
Publik kontaktinfo om arrangören så önskar (telnr/e-post/webbadress).
Kontaktperson hos arrangören; namn, telnr, e-post och även postadress
Bilder: om det finns föreställningsbilder, pressbilder på medverkande eller annat. Ange fotograf om det finns. OBS! Bilderna måste vara upphovsrättsligt okej att publicera.
Övrigt av intresse.

Lycka till!